Nu skal budskabet ud til målgruppen, så beslutningstagerne i ro og mag kan sidde og studere mulighederne. Når folk bruger Word i forbindelse med markedsføring, opfatter de ofte Word som et værktøj, som kun kan bruges til at skrive breve, men Word kan bruges til meget mere.

Kapitlet handler om at bruge Word til at producere direct mail-kampagner, designe salgsbreve og brochurer til print eller til e-mail. Og ikke mindst hvordan man fletter breve til print eller til e-mail.

Kapitlets hovedafsnit er:

Processen for direct mailkampagner
Produktion af salgsbreve og nyhedsbreve
Opsætning af salgsbreve i Word
Send Word-fil som e-mail fra Word
Opsætning af nyhedsbreve i Word
Fletning af salgsbreve i Word
Fletning af direct e-mails i Word
En lille smule jura
Opsætning af brochuren i Word
Udskrivning i PDF-filer
Trykning hos eksternt trykkeri

Processen for direct mail-kampagner

Når man skal gennemføre en direct mail-kampagne, er der mange ting, der skal tages højde for. Processen vil typisk være

Plan udarbejdes med målsætning, arbejdsplan, ansvarlige, valg af samarbejdspartner og budget. Det kan evt. være med udgangspunkt i rapporten efter en markedsanalyse.
Briefing af reklamebureau eller grafiker, hvis der er særlige ønsker til udformning af brev, brochure eller kuverter
Valg af ide og hovedbudskab og vurdering af hvor mange gange, der skal sendes materiale
Segmentering af målgruppen og indsamling af navne fra interne og eksterne kilder
Udformning af tekst
Produktion af billeder
Opsætning af brev og eventuelle brochurer
Test af budskab over for få udvalgte modtagere
Udtræk af adresser og personnavne til fletning
Valg af internt eller eksternt print af brev og briefing af leverandør
Print af brochurer
Print og fletning af brev
Kuvertering, frankering og levering til posthus
Opfølgning via egne konsulenter eller eksternt telemarketingbureau – eventuelt
Registrering af respons i databasen

Opsætning af salgsbreve i Word

Nu er det ikke meningen, at man skal opsige samarbejdet med reklamebureauet, fordi man tror man selv kan designe salgsbrevene. Men måske skal man bede reklamebureauet om at udarbejde nogle skabeloner til salgsbreve i Word-format, så man selv kan arbejde videre med opsætning af de fremtidige salgsbreve.

Der er mange meninger om tekster og grafik i salgsbreve, og jeg har selvfølgelig også en mening, som i korte træk er:

Ved købsbeslutning vægter tekst med mindst 80 % og billeder vægter med maksimalt 20 %
Tekst kan undvære billeder, men billeder kan ikke undvære tekst
Ligegyldig hvor god teksten er, bliver produktet kun solgt, hvis der er behov for det
Effekten er størst ved flere korte breve end ét langt brev

Det er nemt nok at disponere et brev, hvis man bare skal skrive tekst, men hvis man skal arbejde med grafik og ekstra tekst, så kan man med fordel bruge tabeller og tekstbokse, som er meget praktiske funktioner i Word. Jeg vil vise to måder, hvor Word arbejder med grafik:

Tabeller med usynlige kanter
Tekstbokse med usynlige kanter

Nedenfor er de to eksempler på Word-filer, som viser en opsætning af tekst til venstre med "et godt tilbud" til højre, hvor baggrunden på "det gode tilbud" er farvet. Brevene er ens i udseende, men opsætningen er sket på to forskellige måder.

Figur: Salgsbrev sat op i Word med tabel med usynlige kanter

Figur: Salgsbrev sat op i Word med tekstboks

Opsætning af nyhedsbreve i Word

Det bliver mere og mere brugt, at firmaer udsender nyhedsbreve til deres kunder og kundeemner. Det kræver faktisk ikke særlig meget at producere et nyhedsbrev:

Find nogle gode historier - som ikke skal være alt for lange
Tag nogle billeder og sæt lidt grafik op
Saml det hele i en Word-fil
Print på egen printer eller sende filen til print hos et trykkeri

Nedenfor er vist opsætningen af et nyhedsbrev, hvor jeg har taget udgangspunkt i et A4-format på 4 sider printet på A3-papir, som foldes til formatet A4. Opsætningen af forsiden, side 2 og side 3 er vist nedenfor.

Figur: Eksempel på forside til nyhedsbrev sat op i Word

Figur: Nyhedsbrevets side 2 og side 3